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iTimbre es un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC) que ofrece a través de servicios web “Software as a Service” (SaaS) herramientas para el timbrado de Comprobantes Fiscales a través de Internet.
Es el sistema en línea para la generación de comprobantes fiscales y administración de las ventas de la empresa ofrecida por iTimbre. El cual ofrece una solución eficiente y de fácil uso para cualquier persona con conocimientos mínimos de computación.
El sistema se divide en módulos, los cuales separan las funciones que soporta el sistema.
Es el módulo en el que se personaliza y controla el funcionamiento y comportamiento del sistema.
Se divide en submódulos y estos en secciones o bloques de configuración, cada uno de ellos controla un grupo específico de funcionalidades y comportamientos del sistema de facturación.
Es la ventana principal de Configuraciones, en esta se pueden configurar los aspectos principales y básicos del sistema, la edición se activa con el botón “Editar configuración”. contiene los siguientes bloques de información:
Se refiere al esquema de facturación en el cuál funcionará el sistema, los esquemas soportados son:
Código de Barras Biodimensional
es el esquema general de facturación sobre papel. el cual utiliza folios expedidos y autorizados por el SAT a través de u plataforma SICOFI, actualmente casi en desuso. Comprobante Fiscal Digital por Internet
es el esquema de facturación actual en México, en este se requiere de la certificación Timbre Fiscal Digital del comprobante por parte de un Proveedor Autorizado de Certificación. Función para el envío por correo automáticamente de los comprobantes al momento de timbrar. Solo funciona cuando el cliente tiene registrado un correo en el catálogo de clientes.
En ella se define el comprobante predominante, los comprobantes soportados son:
Es la opción que permite seleccionar el timpo de impresión que va a generar el sistema, es decir, si se utilizará una plantilla genérica o un PDF personalizado. La plantilla genérica es la impresión general que se aplica por defecto a todas las cuentas.
Opciones:
Se refiere a la plantilla que utilizará la cuenta para la impresión (Plantillas precargadas)
Opciones:
En esta opción te permitirá registrar uno a dos correos electrónicos para que reciban una copia automática de los comprobantes enviados desde el sistema.
Sección para seleccionar la moneda por defecto para las operaciones comerciales, es decir, al crear un nuevo recibo o comprobante esta monera aparecerá por defecto como la divisa utilizada en la operación.
Opciones:
Nota: De ser necesario se pueden agregar más conceptos en el catálogo.
Opción para seleccionar el número de decimales que aparecerán en la cantidad de productos.
Opciones:
Nota: No es posible agregar más de 6 decimales ya que es el máximo aceptado por la validación del SAT.
Opción para seleccionar el número de decimales que aparecerán en el precio unitario de cada producto.
Opciones:
Nota: No es posible agregar más de 6 decimales ya que es el máximo aceptado por la validación del SAT.
Opción para seleccionar el número de decimales que aparecerán en el importe de cada producto, el subtotal, los impuestos desglosados, retenciones desglosadas (si los hay) y en el total final.
Opciones:
Nota: No es posible agregar más de 6 decimales ya que es el máximo aceptado por la validación del SAT.
Habilitar para activar el módulo de recibos, el cual genera recibos de venta antes de crear una factura. Los recibos pueden o no tener un cliente asignado.
Opciones:
Seleccionar si se desea que el sistema asigne los folios de manera automática. Si se deshabilita se deberá seleccionar el folio que tendrá el comprobante cada vez que se realice.
Opciones:
Ver Addenda para información general sobre el tema.
Función para activar el uso de addendas en el sistema.
Opciones:
Espacio para agregar una leyenda que aparecerá en todos los comprobantes justo debajo de las cadenas originales del CFDI. Este se compone solamente de texto plano.
Espacio para agregar una leyenda que aparecerá en todos los recibos generados justo debajo de las cadenas originales del CFDI. Este se compone solamente de texto plano.
Función que hace mostrar el código de producto establecido en ventas y en los comprobantes.
Opciones:
Activa la función de Control de Inventarios con la cual se lleva un control de las existencias de mercancía en el almacén.
Opciones:
Función que al estar activada no permite la venta de artículos con existencia igual o menor a 0. Si la cantidad que se intenta vender es mayor a la cantidad disponible registrada en el inventario también generará un error.
Opciones:
Opción para habilitar la retención del impuesto ISR. Requerida según las obligaciones del contribuyente.
Opciones:
Opción para habilitar la retención del impuesto ISR. Requerida según las obligaciones del contribuyente.
Opciones:
Función que permite que el cálculo del importe de cada concepto, antes de impuestos, sea calculado, imprimiendo como importe el precio registrado en el catálogo menos impuestos de esta manera el total con impuestos será igual al monto capturado en el catálogo.
Ejemplo:
Cálculo Reversible | Precio en catálogo | Precio de venta | Impuesto | Importe por el concepto (con IVA) |
---|---|---|---|---|
Con | 1000.00 | 862.07 | 137.93 | 1000.00 |
Sin | 1000.00 | 1000.00 | 160.00 | 1160.00 |
Nombre mostrado en el mensaje de correo que se enviará con los comprobantes adjuntos.
Dirección (IP o URL) en la que se encuentra alojado el servidor SMTP de correo que se desea utilizar.
Lista de servidores comúnmente utilizados:
Servicio | Dirección |
---|---|
Gmail | smtp.gmail.com |
Yahoo | smtp.mail.yahoo.com |
Hotmail | smtp.live.com |
AOL | smtp.aol.com |
Prodigy Mail | smtp.prodigy.net.mx |
Dirección de correo electrónico que se desea utilizar para el envío de los comprobantes.
Contraseña de acceso a la cuenta que se utilizará para el envío de comprobantes. Si se actualiza la contraseña de la cuenta deberá cambiarse también en esta opción.
En esta sección de configuraciones se modifican los datos fijos que corresponden a la información del emisor. Se activa la configuración desde el lado derecho de la pantalla en el botón “Editar datos del emisor”.
Corresponde a los datos fiscales del emisor, como son RFC, Persona, Registro Patronal, Nombre o Razón Social, Dirección, teléfono, etc.
En este se configura un servidor FTP en el cuál se respaldarán las facturas realizadas.
En la opción de “Seleccionar Archivo” se elige el archivo que se desea subir como logo. Una vez hecha la carga de la imagen será necesario recargar la página (basta presionar F5) para que se muestre el nuevo logo.
En este submódulo se gestionan las sucursales registradas en el sistema. Como vista principal se encuentra una lista con todas las sucursales que fueron capturadas en la base de datos.
Al seleccionar cualquiera de ellas se puede ver el detalle y editar los datos que contiene.
Seleccionar para agregar una nueva sucursal en la base de datos. Se solicitará la siguiente información.
Es la sección en la que se agregan los datos fijos de la sucursal, como lo son: nombre, dirección y contacto.
Opción para configurar la serie y folio que tendrán los comprobantes asignados a esta sucursal.
En este se configura un servidor FTP en el cuál se respaldarán las facturas realizadas por esta sucursal.
Opción en la que se configura el certificado a utilizar para el sellado de los comprobantes así como la serie y folio de la numeración general del sistema.
Datos de la serie y folio siguientes a utilizar en el foliaje de los comprobantes a generar. Habilitar la edición con el botón “Editar folio interno”. Según el Anexo 20 deben corresponder al siguiente formato:
En esta sección se muestra la información del certificado registrado en la cuenta para el timbrado.
Usar esta opción para cargar o renovar el certificado que se utilizará en la cuenta para el sellado de comprobantes.
En caso de personas físicas puede utilizarse tanto FIEL como CSD. Personas morales solamente pueden utilizar CSD para certificar.
El sistema te permite asignar un número de folios en particular ó serie según el tipo de comprobante que selecciones ó la sucursal donde sea emitido.
Permitiendo llevar un mejor control de los folios emitidos y a su vez te facilitara realizar la búsqueda del mismo optimizando el tiempo y la forma de operar en tu empresa.
Para realizar la configuración de los folios es necesario dar clic en la opción de “Agregar Folio”. Una vez hecho lo anterior le brindara acceso a la siguiente ventana en donde podrá efectuar los ajustes necesarios para asignar un tipo de folio y serie según la sucursal donde sea emitido ó el tipo de comprobante.
En esta sección el sistema te permitirá a registrar varios tipos de impuestos adicionales , ya que cada uno de nuestros clientes tiene distintas necesidades según la región donde se ubiquen , la actividad laboral que se desempeñe o el tipo de empresa.
Te permitira realizar el registro de un nuevo impuesto y/o descuento segun lo requieras.
Nuestro sistema te permite contar con una base de datos de productos para facilitar y agilizar el procesos de emitir una factura poniendo toda la información a tu alcance.
Para almacenar los productos en la base de datos es indispensable registrar la unidad de medida que les corresponde ya sea en kilogramos (Kg), metro cubico (m3), metro cuatrado (m2) etc.
En este aparatado el sistema te permitirá agregar una nueva unidad de medida , en cuestión de segundos se habrá añadido a el catálogo.
En esta opción el sistema te permite realizar una modificación a una unidad de medida ya previamente registrada.
En esta sección te permite añadir un método de pago distinto a los ya pre establecidos en el sistema.
Por ejemplo :
En este apartado es donde se ingresara el nuevo método de pago para que sea agregado a el listado y pueda visualizarse en tu factura.
Te permite realizar la modificación de un método de pago ya existente.
Esta sección te permitirá registrar y editar el régimen fiscal según las obligaciones que te corresponden de acuerdo a las actividades que realizas.
En este apartado te permitirá agregar el régimen fiscal, él cual posteriormente se vera reflejado al momento de emitir una factura.
Es necesario apegarse a los regímenes fiscales oficiales que pública el SAT, es por esto que el sistema te permite editar el régimen en dado caso que se tenga uno distinto a los oficiales , por ejemplo:
En esta sección el sistema cuanta ya con diferentes condiciones de pago registradas sin embargo te permitirá añadir más si así lo deseas.
Una vez que se hizo clic en “Agregar Condición de Pago” nos llevara a la siguiente ventana en donde nos permitirá realizar la captura de la condición de pago que requerimos.
Por ejemplo :
El sistema es tan flexible que te permitirá realizar modificaciones sobre las condiciones de pago ya registradas, únicamente es necesario seleccionarlas y dar clic en “editar”.
Este apartado te permitirá gestionar el acceso de los usuarios al sistema dependiendo del perfil y los permisos asignados.
Aquí es donde podremos especificar las cuentas de usuario. Ingresando los datos básicos como :
Nota: El perfil tiene que estar previamente registrado antes de llenar estos campos.
En esta sección se podrán efectuar cambios en los datos del usuario seleccionado.
Aquí es donde se dan de alta los perfiles para poder seleccionarlos en el apartado de cuentas de usuario.
En esta sección es donde asignaremos los permisos de cada submódulo según el tipo de perfil, controlando que es lo que podrá hacer o no en cada uno.
Por ejemplo las opciones que nos ofrece para cada modulo que integra el sistema son :
En esta sección se podrán editar los permisos de los perfiles existentes.
En este módulo es donde podremos ver y modificar :
En este apartado podremos modificar la información personal de la cuenta (nombre, teléfono y correo electrónico), así como también se encuentra la opción de cambiar contraseña.
Aqui se especifica el nombre y apellido de el propietario de la cuenta.
Aquí se especifica los datos del contacto como telefono, celular y correo electronico.
En esta opción se podrá realizar el cambio de contraseña, la cual tiene que cumplir con ciertas especificaciones por ejemplo:
Primeramente es necesario ingresar la contraseña actual y posteriormente ingresar y confirmar la nueva contraseña con los requerimientos ya señalados.
En este módulo te permitirá gestionar la información de todos tus clientes optimizando el tiempo al momento de realizar una factura.
Dicho modulo te ofrece las siguientes opciones :
Nota: Es primordial contar por lo menos con un cliente registrado para que el sistema te permita efectuar una factura.
En esta sección podremos agregar los datos del nuevo cliente, tales como la razón social, domicilio fiscal y el RFC, correo electrónico y método de pago, entre otros.
Esta opción el sistema te permitirá realizar modificaciones en los datos del cliente , solamente es necesario seleccionarlo y hacer clic en “ Editar datos del Cliente”.
Esta sección te permitirá contar con una base de datos de todos los productos ó servicios que manejes, ofreciéndote las siguientes opciones :
En la opción de agregar nuevo producto te solicita capturar los siguientes datos:
En la opción de agregar nuevo servicio te solicita capturar los siguientes datos:
En esta opción el sistema te permite realizar ajustes en la información del producto o servicio , únicamente es cuestión de seleccionarlo y hacer click en “Editar Producto”.
Para aquellas personas o empresas que se dediquen al giro de arrendamiento se les diseño especial para que lograran ingresar la información de los inmuebles que arrendan .
Los datos que requieren ingresar son los siguientes :
En esta sección el sistema te permitirá realizar un registro detallado sobre los productos que adquieres, sus entradas y salidas , indicándote si un producto esta o no en existencia.
El sistema almacena un registro de cada compra que se ingresa, desplegando la cantidad y la fecha en que fueron adquiridos los productos anteriormente.
En esta sección se podrán registrar las entradas del producto a tu inventario, una vez registrada el sistema actualizara las existencias del mismo de forma automática.
Una vez que se dio clic en “Agregar inventario” nos aparecerá la siguiente ventana en donde se va a capturar la información de los productos que se estarían ingresando al inventario ,la cantidad y el precio al igual el numero de factura a la que esta ligada esta compra.
En esta opción nos permitirá visualizas las compras que efectuamos y/o en su defecto cancelarlas.
Esta sección te arrojara información de los productos que ya se encuentran expirados, por ejemplo productos medicinales y/o lácteos.
En esta opción es para poder registrar un nuevo recibo, se tienen que agregar los conceptos para generar la venta, tales como:
En esta opción se lograra visualizar la lista de recibos que se han generado desde la apertura del sistema. Para poder abrir un recibo únicamente se tiene que seleccionar y le permitira visualizarlo con detalle.
Una vez capturado los conceptos en el sistema, es necesario asignar al cliente al cual se le va efectuar la factura. Para ello únicamente es necesario dar clic en “ Asignar cliente”.
En esta opción se podrá visualizar el recibo antes de ser timbrado, con la opción del almacenarlo en tu computadora como PDF.
En esta opción te permitirá realizar la cancelación del recibo.
Esta opción es uno de los pasos finales para efectuar el timbrado del comprobante , posteriormente aparecerá una ventana para confirmar y listo, el comprobante ya ha sido timbrado de forma exitosa.
En esta sección el sistema te permitira localizar todos los comprobantes timbrados desde la apertura de tu cuenta.
Es decir solamente es cuestión de ingresar los parametros necesarios para localizar el comprobante buscado.
Una vez seleccionada te permitira :
Esta opción te permitirá ver la versión impresa del comprobante fiscal emitido.
En esta opcion es para descargar el comprobante en formto .PDF y se guardara en su computadora.
Aqui es donde se podran poner las direcciones email a las cuales se enviara el comprobante seleccionado, y se puede pones una descripcion de el mensaje.
En esta opcion se podran registrar los pagos de los comprobantes generados, que nos sirve como control interno de las ventas. Pudiendo liquidar la venta o abonar, registrando el metodo de pago y el monto a pagar.
En esta opcion se podra cambiar el folio con el cual se genero el comprobante, siempre y cuando no se repita el folio.
En esta seccion es donde se llenaran los tickets dirigidos hacia Soporte tecnico de iTimbre.